Méthode ABCDE pour outiller le pilotage des commissions internes

Description brève

Principe :
La méthode ABCDE© est une méthode permettant de décrire les 5 axes clés permettant à un organe interne d’être efficace et entraînant pour une équipe. Elle est conçue à destination des instances qui reposent sur le management transversal, afin qu’elles deviennent les locomotives de l’innovation dans les établissements. Elle permet l’autodiagnostic, la formation et l’évaluation par les pairs et/ou les usagers de la maturité de la commissions.
Les 5 axes d’évaluation sont les suivants

• Architecturée : sa structure, son calendrier de réunion, sa représentativité, sa gestion documentaire
• Bâtisseuse : sa capacité à impliquer ses membres dans des propositions, solutions et expérimentations
• Communicante : son organisation pour faire savoir
• Déploiement : son aptitude à impliquer les parties prenantes
• Evaluation : sa capacité à vérifier ses impacts et corriger une trajectoire et/ou des actions

Genèse :
L’école a mis en place un management participatif basé sur des commissions thématiques qui comportent des représentants des parties prenantes internes, et pour certaines des étudiants et des industriels.
Dans un contexte de croissance, les interrelations entre les commissions de travail sont nécessaires.
Une enquête a indiqué que l’équipe avait besoin de comprendre le système pour s’y impliquer.
Les commissions ont exprimé le besoin de déployer rapidement et de façon autonome les actions impactant peu le budget.
Le comité de direction souhaite fluidifier la communication pour que chaque commission fasse la promotion de ses actions auprès des personnels pour entraîner et impliquer l’équipe et les étudiants.

Repères chronologiques :
Conception du système par la direction en avril 2018
Préparation : DG, directrice opérationnelle et responsable qualité et pilotage au sein du C-QUAL
Validation et tests : Revue de direction et pilotes de commission
Déploiement, après information du CE lors de la revue de direction 2018.
Chaque pilote de commission a effectué son autocotation en juin 2018.
Des formations au management transversal viennent en soutien pour permettre à chacun de faire évoluer sa commission pour plus d’agilité et de capacité de déploiement.
Une publication est envisagée sur la méthode et le déploiement sur une organisation.

Éléments facilitateurs pour l’initiative

Habitude de travail collaboratif dans l’école
Habitude des pilotes de processus de procéder à des autoévaluations de type SWOT et de les partager lors de la revue de direction et en comité d’établissement.
Budget formation (20K€).
Présence d’une DRHE apportant un point de vue global et systémique et faisant équipe avec le CODIR.
Besoin du CODIR de disposer de commissions et relais apte à innover et garantir l’efficacité opérationnelle et l’adhésion de toute l’équipe
Plan stratégique affirmant le pilotage collaboratif. La direction a consulté le conseil d’administration industriel qui a soutenu cette démarche de management déconcentré et transversal, trouvant très intéressant que les étudiants soient formés dans un établissement managé de cette façon.

Freins, difficultés rencontrées et solutions

Le temps d’appropriation par chacun
La mise en évidence du besoin de formation au management transversal
Les occasions de diffusion de bonnes pratiques entre pilotes de commission rares (une fois par an ou informel)

Bilan

L’outil, conçu sur mesure pour améliorer et outiller un système préexistant, est très récent.
Son appui pour les pilotes et les commissions va s’ancrer.
Plusieurs indicateurs vont permettre de mesurer la progression de la communication interne.

• Evaluation par la DRHE
• Enquête bien-être au travail (annuelle)
• Autoévaluation de chaque commission par son pilote (initiale en mai 2018)
• SWOT annuel des processus (2017 et 2018)
  Le plan de formation au management transversal des pilotes de commission et de processus est un complément indispensable de la méthode pour outiller l’amélioration et harmoniser les pratiques.
  Une enquête sera réalisée en mai 2019 auprès des membres de la commission et de l’équipe sur les items de la méthode ABCDE pour apporter des pistes d’amélioration en management transversal aux pilotes et à la revue de direction
  L’intégration des compétences transversales et de développement de l’institution sera un facteur favorable.

Commentaires

Cet outil devrait permettre un pilotage plus agile et améliorer encore l’autonomie, la réactivité et donc la satisfaction des pilotes et des équipes.
Le but est de concentrer le temps sur l’analyse des causes et les propositions d’amélioration et de développer la capacité d’expérimentation de solutions dans l’équipe.
Le fait d’inclure les étudiants et industriels du conseil d’administration à la démarche implique les parties prenantes.

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