Comment réduire l’empreinte carbone de sa boite mail ? (1ére étape)

10 septembre 2020 par Amandine BORNECK Fiches pratiques 4 visites
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Description brève

Réduction du volume de pièces jointes dans les mails / sur les sites webs (Internet / intranet…) en partageant la documentation professionnelle de l’uB via un système de GED.

La transmission, l’échange et le partage des documents et leur stockage représente un poids informatique non négligeable : pièces jointes dans les mails avec destinataires multiples, duplication de documents, stockage de documents inutiles car dans des versions obsolètes... L’objectif est donc autour de l’utilisation d’un système de GED, de stocker de manière pérenne la production documentaire professionnelle des services de l’uB et de la partager sans avoir à faire circuler fichiers aux poids volumineux et éviter la duplication des contenus.

Éléments facilitateurs pour l’initiative

Les outils informatiques fonctionnent. Beaucoup d’agents, de pôles et services sont intéressés quand la démarche leur est présentée et voient l’intérêt direct.

Freins, difficultés rencontrées et solutions

Cette initiative a besoin d’être partagée et portée aux différents échelon de management pour favoriser un changement des pratiques, et l’adoption de bonnes pratiques.

Bilan

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Commentaires

Cette initiative demande des changements d’habitudes ancrées et est donc difficile à mettre en place sans soutien de la direction, ou des différentes directions concernées. Les bénéfices attendus sont pourtant significatifs, ne serait ce qu’en terme de qualité de gestion documentaire.

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Une initiative de l’association CIRSES avec un résau de partenaires